Projekty unijne a biurokratyczne obowiązki

Z jednej strony project managment jest zajęciem prestiżowym, to i też wymagającym. Kierownik projektu musi sprawnie poruszać się w zagadnieniach twardych (np. tworzeniu harmonogramów, planowaniu, analizach ryzyka, posługiwaniu się narzędziami wspomagającymi zarządzanie projektami, zrozumieniu materii merytorycznej projektu), oraz ekonomicznych (np. budżetowaniu) oraz liczne umiejętności miękkie (np. motywowanie, przewodzenie grupom pracowników, rozwiązywanie konfliktów, komunikacja).

Tak z drugiej strony nie może unikać projektowej biurokracji, której w projektach unijnych jest bardzo dużo (raportowanie, komunikacja z zaangażowanymi w projekt osobami, nadzorowanie obiegu dokumentów). Nadmierna biurokracja jest jednym z czynników hamujących swobodne działanie i skupienie się na priorytetach sprawnego managmentu. Jest  prawdziwym ‘zjadaczem czasu’. Ogranicza ona niekiedy przedsiębiorczość i elastyczność, tworzy bariery  i nakłada nieuzasadnione obowiązki administracyjne. Cała procedura dokumentacji projektowej  jest uciążliwa i skomplikowana. Jest jednym z najpoważniejszym minusów dotacji unijnych. Realizujący projekt muszą pamiętać o całej masie dokumentów, załączników, kwitków, sprawozdań, protokołów, raportów i niestety organy sprawdzające wymagają przedstawienia wszelkich rozliczeń środków, które otrzymaliśmy oraz mają prawo do licznych kontroli.

Koordynując innowacyjne projekty, z jednej strony mamy poczucie, że uczestniczymy w tworzeniu czegoś niezwykle wyjątkowego, fascynującego, a z drugiej strony cierpimy na chorobę zwaną papierologią, która objawia się w nieustającym żądaniem przygotowywania różnych dokumentów i składania ich urzędnikom.

Trzeba jednak pamiętać, że korzystanie z dotacji unijnych to nie tylko prawa ale i szereg obowiązków a zarządzający projektem unijnym muszą umieć poprowadzić projekt do sukcesu tak, by innowacyjny projektowy rezultat dał ukojenie i zapomnienie nadmiernej biurokracji, z którą trzeba było się zmierzyć w trakcie realizacji projektu.